Однією з основних операцій під час роботи з програмою 1С 8.3 є заповнення Довідника Контрагенти, що є переліком всіх постачальників, покупців тощо. які взяли він ті чи інші зобов'язання за договором із якими працює організація.
Давайте розглянемо, що являє собою Довідник «Контрагенти» в 1С 8.3 і як з ним працювати.
Довідник «Контрагенти» знаходиться в блоці «Довідники»-«Покупки та продажі»-«Контрагенти».
Перед нами відкривається журнал із елементами довідника. Для зручності роботи ми можемо групувати контрагентів за папками, за будь-якою приналежністю будь то постачальник, покупець, банк і т.д.
Якщо нам необхідно створити нову групу для контрагентів, ми вибираємо "Створити групу", і перед нами відкривається вікно "Контрагенти (створення групи)", де необхідно заповнити поле "Найменування", а за бажанням і поле "Коментар". Після цього натискаємо «Записати та закрити». У довіднику з'явиться новий гурт.
Також для зручності та прискорення роботи з довідником «Контрагенти» можна застосовувати різні режими перегляду елементів.
Клацаємо на значення «Ще» і у списку, що відкрився, вибираємо «Режим перегляду», де можна вказати один з трьох варіантів режиму перегляду:
- Ієрархічний – елементи відображатимуться у вибраній групі;
- 5 Список – будуть відображені всі елементи довідника без урахування угруповання;
- 6 Дерево – відображаються всі групи довідника та вибрані елементи у підпорядкуванні.
Як створити новий елемент довідника «Контрагенти» у 1С 8.3
Новий контрагент вводиться до довідника через значення «Створити».
Перед нами відкривається порожня картка контрагента, яку потрібно заповнити.
При цьому користувач має 2 варіанти заповнення картки Контрагента:
- Автоматично*;
- Вручну.
Заповнення автоматично працює лише при підключенні «1С Контрагент». При цьому:
*Якщо ІПН виділено червоним кольором, Контрагент відсутній у базі ФНП.
Під час створення контрагента та заповнення картки в ручному режимі користувач повинен заповнити всі основні поля.
…вказати «Вигляд контрагента» і в списку вибрати одне з значень:
- Юридична особа;
- Фізична особа;
- Відокремлений підрозділ;
- Державний орган.
Залежно від вибраного виду контрагента змінюватиметься таблична частина документа та поля обов'язкові для заповнення.
У картці контрагента є функціонал «Довідки 1СПАРК Ризики», який допомагає бути в курсі змін у ваших контрагентів та клієнтів: сервіс щодня дає інформацію про банкрутство, ліквідацію, плани з реорганізації, зміну юридичної адреси та керівника. Сервіс допомагає відстежувати зміни, використовує різні джерела інформації, включаючи ЄДРЮЛ та Єдиний федеральний реєстр відомостей про факти діяльності юридичних осіб.
Ця опція працює тільки у разі підключення 1СПАРК Ризики.
Безпосередньо у картці контрагента ми можемо створити банківський рахунок. Для цього обираємо «Банківські рахунки»-«Створити».
У картці заповнюємо такі обов'язкові для заповнення поля, як банк, номер рахунку, валюту. Якщо платежі проводяться через кореспондентський рахунок, відкритий іншому банку, необхідно вказати банк для розрахунків. Якщо розрахунковий рахунок використовується для розрахунків за контрагентом державного замовлення, необхідно вказати "Державний контракт".
Також можна налаштувати виведення необхідної інформації у платіжних дорученнях та вимогах. У цьому налаштуванні можна прописати:
- Найменування контрагента, яке виводитиметься у полі «Отримувач» платіжного доручення або у полі «Плательник» у платіжній вимогі;
- Позначити, де вказуватиметься КПП контрагента (тільки у платіжних дорученнях до бюджету або у всіх платіжних дорученнях);
- Написати текст, який автоматично виводитиметься у призначенні платежу під час створення нового платіжного доручення.
У закладці «Банківські рахунки» контрагента можна створити безліч розрахункових рахунків, при цьому можна вказати один із кількох р/рахувань «Використовувати як основний». Під час формування документа списання з розрахункового рахунку у платіжному дорученні «Основний розрахунковий рахунок» заповнюватиметься за замовчуванням. 
У картці контрагента можна одразу створити документ «Договори». Для цього обираємо «Договори»-«Створити».
У картці, що відкрилася, заповнюємо вид договору:
- З постачальником;
- З покупцем;
- З комітентом (принципалом) на продаж;
- З комітентом (принципалом) на закупівлю;
- з комісіонером (агентом) на закупівлю;
- З факторингової компанії;
Заповнюємо поля «Номер договору» та «Дата». При цьому найменування програма заповнює автоматично, орієнтуючись інформацію з цих полів. Прописуємо організацію, з якою цей контрагент укладає договір.
До договору користувач може приєднати файли у будь-якому форматі.
Приєднані файли можна переглядати, редагувати (кожна версія відредагованого файлу зберігатиметься в 1С 8.3, де при необхідності їх можна переглянути, коли, у який час, а також який користувач редагував прикріплений файл), роздруковувати документ.
Важливо пам'ятати, що після того, як користувач відредагував прикріплений файл, файл необхідно звільнити від редагування через «Ще»-«Завершити редагування».
У закладці «Договори» контрагента можна створити безліч елементів договорів, при цьому можна вказати один із кількох «Використовувати як основний». При формуванні документів у програмі договір заповнюватиметься за умовчанням.
У картці контрагента існує можливість зберігати історію зміни полів «Повне найменування» та «КПП». Якщо у контрагента змінився «КПП» або «Повне найменування», необхідно внести в «Історії» дату та нове значення. Після внесення змін до програми дані у всіх документах до вказаної дати в історії братимуть значення початкового реквізиту, а в документах, починаючи з дати нового значення, вказуватиметься нове значення реквізиту.
У картці «Контрагент» є можливість переглянути всі документи, в яких вказано поточний контрагент, його розрахункові рахунки, договори. Для цього обираємо "Документи". У списку відобразяться всі документи контрагентів, які при необхідності можна відсортувати за договором або організацією. У користувача є можливість переглянути проводки за документом, що цікавить, вибравши цікавий документ і натиснувши значок «Показати проводки та інші рухи документа» (Дт/Кт).
На закінчення розглянемо функціонал, передбачений зручності розсилки листів контрагентам.
У 1С 8.3 є можливість налаштувати та роздрукувати конверт, із заповненими автоматом адресними рядками та індексом.
Користувачеві пропонується вибрати варіант заповнення адреси контрагента-отримувача:
- Поштова;
- Юридичний;
- Фактичний.
Адреса заповниться автоматично з картки контрагента.
Також можна вибрати один із трьох варіантів формату конверта та вивести на друк логотип організації (завантажити логотип організації можна в реквізитах організації в розділі «Логотип та друк»).
Після вибраних налаштувань з'явиться друкована форма документа, де користувач може зберегти її в будь-якому форматі, або відразу надіслати на друк.
Хто такі Контрагенти? Це юридичні чи фізичні особи, які є вашими замовниками, покупцями чи партнерами. Кожна юридична особа має реквізити, тобто унікальні дані (ІПН, КПП, юридичну та фактичну адреси), які належать тільки цій організації. Ось цими даними і потрібно буде заповнювати картку контрагента у програмі.
Приступимо. Знаходимо ліворуч у меню напис «Довідники», натискаємо. Перед нами розділи програми, шукаємо «Покупки та продажі», підрозділ «Контрагенти»:
Заходимо у розділ. Щоб було зручно орієнтуватися в процесі роботи, створимо папки за видами: "Покупці", "Постачальники" та "Інше".
Натискаємо на напис "Створити групу". У вікні, що випадає, у полі «Найменування» вводимо назву групи «Покупці»:
Аналогічно створюємо інші папки «Постачальники» та «Інше»:
Створимо по одному елементу у кожній папці. Почнемо із «Покупці». Заходимо, вибираємо «Створити»:
Відкриється сторінка заповнення. Це картка контрагента. Верхнє поле, позначене жовтим кольором, призначене для автоматичного заповнення інформації з контрагенту шляхом введення ІПН. Це працюватиме лише за підключеної функції «1С Контрагент».
Ми розглянемо наповнення вручну. Припустимо, нашим покупцем буде організація ТОВ «СТИЛЬ». У полі «Вигляд контрагента» залишаємо Юридичну особу. У полі "Найменування" вводимо назву організації. Для зручності пошуку зазвичай запроваджують СТИЛЬ ТОВ, тобто. спочатку назва, а потім організаційно-правова форма. Можна залишити просто одну назву. Поле «Повне найменування» повинне містити правильне написання назви цієї організації – ТОВ «СТИЛЬ» або з розшифровкою - Товариство з обмеженою відповідальністю. Це відображатиметься під час друку документів. Поле "Входить до групи" заповнюється автоматично. Далі, поля: ІПН, КПП, ОГРН заповнюються наданими реквізитами цієї організації. Дуже важливий пункт у картці «Основний банківський рахунок». Натиснемо маленьку кнопку зліва. Перед нами відкрилися два поля, обов'язкові до заповнення:
У перше поле необхідно запровадити БІК банку, в якому обслуговується організація. У другому полі вводимо номер розрахункового рахунку. Далі пункт «Адреса та телефон». Розгорнемо його:
Тут заповнюються юридична та фактична адреси. Ми бачимо повідомлення, в якому нам пропонують завантажити адресний класифікатор. Це працює лише за підключеної функції «1С Контрагенти». Пропускаємо. Натискаємо напис «Заповнити» праворуч від юридичної адреси. Перед нами відкривається віконце для введення необхідних даних. Заповнюємо та натискаємо ОК:
Рядок «Фактична адреса» заповниться автоматично. Якщо в організації юридична та фактична адреси різні, то необхідно зняти відповідну галочку біля напису «Фактична адреса збігається з юридичною адресою» та заповнити вручну. Записати Аналогічно та з полем «Поштова адреса». До пункту «Додаткова інформація» ви можете прописати будь-який коментар. Перевіряємо, чи все заповнено та натискаємо «Записати» у верхній частині.
Усі операції у системі 1С виробляються з допомогою договорів. Договір – це універсальний роздільник обліку, який вказується практично у всіх документах. Переходимо на вкладку «Договори» і натискаємо кнопку «Створити».
Перед нами відкрилася сторінка «Договір (створення)»:
Приступимо до заповнення. Перше поле "Вид договору". Так як ми заповнюємо картку організації, яка у нас купуватиме щось, то потрібно вибрати відповідний вид - «З покупцем». Якщо вказати неправильний вигляд, то змінити буде проблематично. Наступне поле «Номер договору» говорить саме за себе – запроваджуємо номер договору. Праворуч обираємо дату, якою укладено договір. Поле Найменування формується автоматично на підставі введених даних. При необхідності можна поправити та прописати, як нам буде зручно та зрозуміло. Далі розгорнемо та розглянемо наступні вкладки. "Розрахунки". Тут вибираємо у якій валюті відбуватимуться розрахунки з нашим покупцем. У полі «ПДВ» необхідно вибрати порядок реєстрації рахунок-фактури конкретно за цим договором.
Якщо нашим покупцем (організацією) надана інформація про керівників, можна заповнити поля в розділі «Підписи». Це відображатиметься під час друку документів. Якщо даних немає, то пропускаємо. У розділі "Додаткова інформація" вводиться термін дії договору, якщо він позначений. Можна залишити поле порожнім. І можна вибрати "Вигляд розрахунків". Із цим договором ми закінчили. Натискаємо «Записати та закрити». Тепер ми можемо побачити, що у нашого контрагента «СТИЛЬ» виник договір «З покупцем». Зверніть увагу на функцію "Використовувати як основний". Якщо ми відзначимо її, то цей тип договору за промовчанням проставлятиметься в документи:
Крім договору, дуже важлива вкладка «Банківські рахунки»:
Тут бачимо вже створений нами рахунок, який зазначили на головній вкладці. І, як і в договорі, ми можемо відзначити функцію «Використовувати як основний» для використання цього рахунку за умовчанням.
Припустимо, є контрагент, який має два договори: «З постачальником» і «З покупцем». Один використовується найчастіше, саме цей договір, ми можемо відзначити основним для спрощення введення інформації.
У вкладці "Контактні особи" на головній сторінці прописуються дані особи з боку контрагента, до якого ми за необхідності зможемо звернутися. Це може бути директор, бухгалтер чи менеджер:
Тут же, на вкладці «Адреса» ми можемо вказати його телефони та адресу електронної пошти для зв'язку. Після введення натискаємо «Записати та закрити»:
Повертаємось на сторінку з новим контрагентом. Якщо натиснемо посилання «Ще», будуть доступні «Рахунки розрахунку з контрагентом»:
Це аналогічний довідник «Рахунки обліку номенклатури» лише для контрагента. Тут зазвичай використовуються 60 та 62 рахунки.
Введення покупця цьому закінчено.
Аналогічно створимо постачальника - ТОВ «Едельвейс». Повертаємось у папку «Постачальники» та натискаємо «Створити». Весь процес заповнення даними такий самий, як і у Покупця. Тільки вид договору вказуватиметься «З постачальником»:
Також відзначаємо у вкладках «Договори» та «Банківські рахунки» налаштування «Використовувати як основний». Із постачальником розібралися.
Повернемося тепер до папки «Інше». Тут заводяться банки, податкові служби тощо. Заведемо тут аналогічно банк для відображення надходження банківських комісій:
Для таких контрагентів вид договору необхідно використовувати «Інші»:
Таким чином, контрагент введений в інформаційну базу, за ним закріплено договір і ці дані будуть автоматично використовуватися при взаєморозрахунках із цим контрагентом.
Створення контрагента у програмі 1С – дія, як ми розуміємо, обов'язкова. Практично будь-яке підприємство, яке працює і отримує дохід від своїх покупців, повинно мати хоча б одного контрагента, якому, наприклад, виставити рахунок на оплату. Процедура внесення нового контрагента до інформаційної бази 1С (ІБ) нескладна, хоча має деякі нюанси.
Розглянемо процес створення облікового запису нового клієнта у конфігурації 1С Бухгалтерія для України 8.2. Задля справедливості варто відзначити, що ця процедура дуже подібна і в інших конфігураціях 1С. Тобто, пройшовши з прикладу її одного разу, під час роботи з іншими змінами досить просто згадати цей досвід.
Найчастіше все зводиться до заповнення облікової картки, іноді потрібно створити нову групу нового виду контрагентів.
До довідника контрагентів можна перейти, вибравши в головному меню розділ «Купівля» або «Продаж» та натиснувши кнопку «Контрагенти». Такий же результат призведе й натискання однойменної кнопки в закладках панелі функцій «Купівля» або «Продаж». Ще є можливість натиснути пункт меню «Операції», вибрати «Довідники» та у списку вибрати «Контрагенти».
У довіднику контрагентів, скажімо, створимо нову групу для виду контрагентів — «Важливі постачальники» («Важливі постачальники»). Для цього, натиснувши на кнопку «Додати групу» (кнопка меню, на якій зображена папка із зеленим знаком плюс), заповнимо реквізити нової групи. Зауважимо, що після створення нової групи до неї можна буде перенести існуючих клієнтів так, як описано у статті — Заповнивши реквізити, натискаємо «ОК».
Заходимо до нової групи, натиснувши стрілочку біля піктограми папки. Далі створимо вже власне нового контрагента. Для цього натисніть кнопку меню "Додати" або клавішу "Ins" на клавіатурі.
Заповнюємо реквізити шапки та далі по порядку реквізити таблиць на закладках нижче. Зауважимо, що поле найменування можна заповнити таким чином, щоб було зрозуміло бухгалтеру при пошуку та виборі потрібного запису в довіднику, це поле не буде присутнім у друкованих формах у більшості випадків. Там використовуватиметься поле «Повне найменування». Після заповнення першої закладки переходимо до другої. Для цього натиснемо кнопку «Записати», після цього стануть доступні всі закладки.
На другій закладці заповнимо адресні та контактні дані. Перехід до форм для внесення даних реквізитів відбувається натисканням кнопки «…» (рис). Для внесення нового запису контактів потрібно натиснути кнопку «+» у нижньому меню. Далі заповнимо інтуїтивно-зрозумілі реквізити.
Фактична адреса:
До інформації у розділі «Контакти» слід поставитися уважно, т.к. дані цього розділу використовують у документах, формованих 1С.
Не забудемо заповнити другу закладку контактів "Додатково", в ній вводяться позиції контактних осіб.
Після перевірки результатів заповнення реквізитів на закладці «Контакти» переходимо на закладку «Рахунки та договори»
Від погляду уважного читача не сховається той факт, що після переходу на третю закладку в розділі "Договори контрагентів" з'явився запис "основний". Дійсно, 1С в автоматичному режимі створив цей запис для того, щоб вести всі взаєморозрахунки з клієнтом. Структура обліку програми організована таким чином, коли всі операції з контрагентом проводяться на основі даних зазначених у договорі. Заповнимо основним реальним вмістом. Для цього виберіть запис договору та натисніть кнопку меню із піктограмою зеленого олівця «Змінити».
Уважно заповнюйте реквізити договору. Від цього залежить правильність Вашого обліку з клієнтом. Наприклад, заповнивши помилково позицію «Вид договору» ми ризикуємо отримати в результаті неправильний принцип роботи у взаєморозрахунках з контрагентом. Тобто. має суттєву різницю вид договору "з постачальником" або "з покупцем" або "з комітентом" і т.д.
Заповнивши дані на черговій вкладці, зручно натискати кнопки знизу «Записати», при цьому Ви зберігаєте внесені записи і не ризикуєте їх втратити у разі будь-яких раптових неполадок. Наприкінці редагування натиснемо кнопку «ОК» для повного внесення до ІБ нових даних договору.
Після створення кожного банківського рахунку зберігаємо дані кнопкою "ОК".
І після редагування реквізитів договорів та банківських рахунків переходимо до останньої закладки картки нового контрагента «Схеми оподаткування».
Тут аналогічно діям на попередніх вкладках для створення нового запису, натиснемо кнопку «+» або клавішу Ins. В результаті цього буде створено запис варіанта оподаткування контрагента, в якому потрібно вказати період та власне схему.
Виберемо потрібний варіант схеми оподаткування та натиснемо кнопку «Записати». Дані, введені в поле схем оподаткування, будуть використовуватися при формуванні даних Декларації про прибуток.
Перевіряємо всі введені дані та зберігаємо картку нового контрагента натисканням кнопки «ОК».
На цьому створення нової групи та нової картки контрагента можна вважати завершеним.
Якщо у Вас з'являться якісь складності, ми обов'язково допоможемо.
Обговорити операцію та поставити по ній запитання можна у .
2017-07-04T10:32:54+00:00Зрештою, відбулося! Починаючи з релізу 1С:Бухгалтерія 3.0.35.26 стало можливим заповнювати дані контрагента відповідно до його ІПН автоматично.
Це стало можливим завдяки онлайн-сервісу ФНП "Перевірка коректності заповнення рахунків-фактур", за допомогою якого можна в онлайн-режимі перевірити існування контрагента з ІПН та КПП. Дані беруться з ЄДРН (Єдиний державний реєстр платників податків).
1. Обновіться на реліз не нижче 1С:Бухгалтерія 3.0.35.26 (до речі, для цього вам, напевно, доведеться оновити платформу на версію не нижче 8.3.5.1119).
2. У розділі "Адміністрування" виберіть "Підтримка та обслуговування" ():
У самому низу встановіть галку "Перевіряти контрагентів за допомогою веб-сервісу ФНП":
3. Програма запросить у вас логін та пароль для підключення інтернет-підтримки:
Введіть їх.
4. Програма запросить у вас реєстраційний номер вашого продукту:
Не відмовте їй у цьому.
Сервіс став платним
Починаючи з 2016 року, можливість автоматичного заповнення реквізитів контрагентів від 1С стала платною (до цього вона була безкоштовною, оскільки працювала в тестовому режимі).
Для того, щоб користуватися цією можливістю, потрібно підключити сервіс «1С:Контрагент».
Для використання «1С:Контрагент» необхідно:
- мати чинний договір ІТС рівня ПРОФ
Або купити будь-який з пакетів сервісів:
- 1С:Контрагент на 12 місяців
- 1С:Контрагент безлімітний
- Стартедо
Вартість сервісу – від 400 руб. в місяць.
Як це працює
Тепер спробуємо забити нового контрагента:
Зверніть увагу на те, що я забив тільки ІПН організації.
Тепер залишилося натиснути кнопку "Заповнити реквізити з ІПН" і вуаля:
Заповнилися: Найменування, КППі посадові особи.
Крім того, перейдемо на закладку Адреси:
Як бачите, і тут все заповнено.
Ось така чудова нагода з'явилася в 1С:Бухгалтерії. Це ще один вагомий аргумент для переходу на трійку.
З повагою, Володимир Мількін(Викладач та розробник).
Тепер у «Бухгалтерії 8» (ред. 3.0) реквізити контрагента заповнюються автоматично – достатньо вказати лише ІПН. Нова можливість не тільки економить час бухгалтера, а й дозволяє отримати актуальну інформацію про контрагента, миттєво зареєструвати її в програмі, виключивши можливі помилки при введенні.
Робота із сервісом
У програмі «1С:Бухгалтерія 8», починаючи з версії 3.0.35.25, реалізовано можливість автоматичного заповнення реквізитів контрагента відомостями, що містяться в ЄДРЮЛ/ЄГРІП. Для цього під час створення нового контрагента у формі елемента довідника Контрагентинеобхідно заповнити поле ІПН та натиснути кнопку Заповнити реквізити з ІПНабо клавішу Enter(Рис. 1).
Мал. 1. Створення нового контрагента з довідника на підставі ІПН
Якщо ІПН запроваджено коректно та відомості про контрагент є в державному реєстрі, то реквізити заповнюються автоматично (рис. 2).
Мал. 2. Автоматично заповнені реквізити
За наявності відповідної інформації в ЄДРЮЛ для юридичної особи буде заповнено:
· Коротке та повне найменування;
· юридична адреса;
· Керівник (записується в основну контактну особу);
· Телефон.
Для фізичної особи (підприємця) заповнюються коротке та повне найменування.
Створення нового контрагента за допомогою функції автозаповнення реквізитів можна з будь-якого документа або довідника програми. Для цього в полі введення контрагента замість назви можна ввести ІПН. Якщо у довіднику Контрагентинемає контрагента з таким ІПН, програма запропонує створити нового. За кнопкою Створитивідкриється вже заповнена форма нового контрагента (рис. 3).
Мал. 3. Створення контрагента з автозаповненням реквізитів із документа
Для автоматичного заповнення реквізитів контрагента необхідний доступ до інтернету та чинного договору ІТС.
Відеурок на тему
Підключення до сервісу
Щоб користувач мав доступ до сервісу автоматичного заповнення реквізитів контрагентів, необхідно підключити інтернет-підтримку. Підключення інтернет-підтримки здійснюється за однойменним гіперпосиланням з розділу Адміністрація(Рис. 4а, 4б).
Мал. 4а. Підключення інтернет-підтримки
Мал. 4б. Підключення інтернет-підтримки
Для авторизації в системі інтернет-підтримки користувачів використовується той же логін та пароль, що і на сайті users.v8.1c.ru (рис. 5). Користувач може виконати реєстрацію самостійно або звернутися до партнера фірми «1С», з яким в організації укладено договір.
Мал. 5. Підключення інтернет-підтримки
Про те, як укласти договір ІС 1С:ІТС дивіться