Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п.
Что признается датой получения письма
1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.
Все этапы обработки прохождения и исполнения документа фиксируются отметками, помогающими определить, где он находится в данный момент и какова стадия его исполнения.
2.3.1 Отметка о поступлении документа в организацию
(реквизит 28)
При поступлении документа на нем проставляется первая отметка, фиксирующая факт и время приема его в данной организации, специальным штемпельным аппаратом или вручную резиновым штемпелем.
Она состоит из даты получения документа и входящего учетного номера (индекса), присвоенного ему. Можно добавить сокращенное название организации, куда поступил документ.
Дата получения является важным поисковым признаком и началом отсчета срока исполнения поступившего документа. С этого числа документ считается в работе учреждения и учреждение отвечает за полученный документ. Входящий учетный номер служит прежде всего для учета количества поступивших документов в месяц, квартал, год. Проставлять отметку о получении документа рекомендуется на нижнем поле документа.
Для документов, полученных по факсу или компьютерной почтой, дата и время их поступления фиксируются автоматически.
2.3.2 Отметка для автоматического поиска документа
(реквизит 29)
Если документ вводится в память машины или создан на компьютере, на документе делается об этом специальная отметка. В соответствии с требованиями стандарта она может включать имя файла, код оператора, дату, место изготовления, количество страниц, а также другие поисковые данные.
Отметка располагается на нижнем поле каждого листа документа.
2.3.3 Резолюция (реквизит 16)
После первичной обработки и регистрации документ направляется руководителю (организации или структурного подразделения) для рассмотрения. Результат рассмотрения отражается в резолюции.
Резолюция — "надпись на документе, сделанная должностным лицом, и содержащая принятое решение"27. Она закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Это как бы маленький распорядительный документ, составляемый на полученном документе. От конкретности и четкости резолюции и правильного выбора исполнителя зависит качество исполнения задания и своевременность выполнения. К резолюции предъявляются те же требования, что и к любому распорядительному документу: четкость, конкретность, краткость. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру текст резолюции может быть двух видов. Резолюции, содержащие решение вопроса (например, "Зачислить", "Выделить 300 тыс. руб", "Отказать") или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается — фамилия и инициалы исполнителя, что поручается -характер и порядок решения вопроса, срок исполнения. Например:
Каревой Я, Д.
Свяжитесь с музеями и выясните их готовность
участия в совещании к 05.08.97.
Личная подпись 28.07.97
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других соисполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании).
Если срок исполнения документа является типовым или он указан в тексте самого документа и, следовательно, не требуется его специальное указание в резолюции, то руководитель в резолюции может проставить только фамилию исполнителя (исполнителей) с инициалами, порядок подготовки вопроса, подпись и дату. Например:
ВеберуА.Б.,
Галкину А. А.
Организуйте проведение конференции
к указанному сроку.
Личная подпись 03.08.97
Резолюция переносится секретарем в регистрационную форму и часто является основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа берется из резолюции.
В ряде случаев, когда на документе нет свободного места или резолюция готовится в виде отдельного поручения, ГОСТ Р 6.30-97 допускает оформление резолюции на отдельном листе бумаги, обычно формата А6 или А7.
2.3.4 Отметка о контроле (реквизит 18)
Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слова "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым карандашом.
Ее цель- напоминание исполнителю, что документ контролируется.
2.3.5 Отметка об исполнении документа и направлении его
в дело (реквизит 27)
Завершающая отметка на документе — эта отметка об исполнении. Она проставляется сразу же после решения вопроса, затронутого в документе, или направления ответа. Отметка об исполнении документа особенно важна на бухгалтерских документах. Так, все документы, приложенные к приходным и расходным кассовым ордерам, а также документы, послужившие основанием для начисления заработной платы, подлежат обязательному гашению штампом или надписью от руки "Получено" или "Оплачено" с указанием даты (числа, месяца, года).
Отметка об исполнении свидетельствует о том, что работа над документом закончена. После проставления этой отметки документ подшивается в дело.
Дата получения уведомления
Отметка может включать ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или — при отсутствии такого документа — краткие сведения об исполнении, слова "В дело", номер этого дела, подпись и дату. Подписывает и датирует отметку исполнитель, работавший с документом, или руководитель структурного подразделения. Этот реквизит помещается на нижнем поле в левой его части. Например:
Сообщено по телефону О.Б.Павловой 12.05.99. В дело 03-13. И.Иванов. 14.05.99
Ответ направлен 17.06.99 №01-13/184. Вдело 13-13. И.Иванов 19.06.99
Рассмотрено на заседании коллегии. Протокол коллегии от 12.08.98№ 17. В дело 06-13. И.Иванов 15.08.98
2.3.6 Отметка об исполнителе (реквизит 26)
На документах, исходящих из крупных учреждений, проставляется отметка с указанием фамилии сотрудника, готовившего документ, с номером его телефона. Такая отметка позволяет в случае необходимости быстро связаться с исполнителем, который хорошо знает все нюансы вопроса и может дать всю интересующую вас информацию. Так как отметка предполагает обращение к исполнителю, желательно указать не только фамилию, но и полностью имя и отчество. Это облегчит общение и поможет вежливо установить контакт с исполнителем.
Располагается эта отметка с левой стороны на нижнем поле как на лицевой, так и на обратной стороне последнего листа документа. Например,
Лопухова
Людмила Николаевна
Однако, ГОСТ Р 6.30-97 допускает ставить эту отметку и без указания имени и отчества, например:
Карпухин 1579806
При размещении этого реквизита придерживаются следующих правил: если документ подлежит размножению, отметка указывается только на лицевой стороне последнего листа документа (иначе придется делать копии двух сторон листа).
На документах, требующих особого учета, ниже фамилии исполнителя указывается количество изготовленных экземпляров.
На документах, имеющих гриф ограничения доступа, указывается не только количество экземпляров, но и адрес каждого. Например:
Семенова
Галина Константиновна
экз. № 1 — в адрес;
экз. №2-вотдел № 2;
экз. №3~в отдел № 10;
экз. № 4 — в дело 08.
Нумерация листов. Если документ оформляется на двух и более листах, второй и последующие листы нумеруются. Номера страниц проставляются посредине верхнего поля арабскими цифрами без слова "страница" (стр. или с). Точки и тире не ставятся. Если документ изготавливается на двух сторонах листа, то нечетные номера проставляются на лицевой стороне, а четные — на обратной.
Риск последствий неполучения заказного письма с уведомлением в связи с уклонением от его получения лежит на лице, которому оно адресовано.
Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий согласно п. 1 ст. 20 Гражданского кодекса РФ.
Согласно абз. 2 п. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.
В п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» приведены следующие разъяснения. По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (п.
Когда заказное письмо с уведомлением считается врученным адресату?
1 ст. 165.1 ГК РФ).
Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.
Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.
Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (на основании ст. 10 ГК РФ).
Как разъяснено в п. 67, 68 вышеуказанного постановления Пленума Верховного Суда РФ, бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.
Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.
Из приведенных положений Гражданского кодекса РФ и разъяснений Пленума Верховного Суда РФ следует, что заказное письмо с уведомлением считается доставленным, если лицо уклоняется от его получения. Не требуется в такой ситуации, чтобы письмо было фактически получено адресатом.
Как вручить письмо лицу, если он уклоняется от его получения?
Риск последствий неполучения заказного письма с уведомлением в связи с уклонением от его получения лежит на лице, которому оно адресовано.
Гражданин, сообщивший кредиторам, а также другим лицам сведения об ином месте своего жительства, несет риск вызванных этим последствий согласно п. 1 ст. 20 Гражданского кодекса РФ.
Согласно абз. 2 п. 3 ст. 54 ГК РФ юридическое лицо несет риск последствий неполучения юридически значимых сообщений (ст. 165.1), доставленных по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, а также риск отсутствия по указанному адресу своего органа или представителя. Сообщения, доставленные по адресу, указанному в едином государственном реестре юридических лиц, считаются полученными юридическим лицом, даже если оно не находится по указанному адресу.
В п. 63 постановления Пленума Верховного Суда РФ от 23.06.2015 № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса РФ» приведены следующие разъяснения. По смыслу п. 1 ст. 165.1 ГК РФ юридически значимое сообщение, адресованное гражданину, должно быть направлено по адресу его регистрации по месту жительства или пребывания либо по адресу, который гражданин указал сам (например, в тексте договора), либо его представителю (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ).
Сообщения, доставленные по названным адресам, считаются полученными, даже если соответствующее лицо фактически не проживает (не находится) по указанному адресу.
Если лицу, направляющему сообщение, известен адрес фактического места жительства гражданина, сообщение может быть направлено по такому адресу.
Адресат юридически значимого сообщения, своевременно получивший и установивший его содержание, не вправе ссылаться на то, что сообщение было направлено по неверному адресу или в ненадлежащей форме (на основании ст. 10 ГК РФ).
Как разъяснено в п. 67, 68 вышеуказанного постановления Пленума Верховного Суда РФ, бремя доказывания факта направления (осуществления) сообщения и его доставки адресату лежит на лице, направившем сообщение.
Юридически значимое сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено, но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним (п. 1 ст. 165.1 ГК РФ). Например, сообщение считается доставленным, если адресат уклонился от получения корреспонденции в отделении связи, в связи с чем она была возвращена по истечении срока хранения. Риск неполучения поступившей корреспонденции несет адресат.
Статья 165.1 ГК РФ подлежит применению также к судебным извещениям и вызовам, если гражданским процессуальным или арбитражным процессуальным законодательством не предусмотрено иное.
Из приведенных положений Гражданского кодекса РФ и разъяснений Пленума Верховного Суда РФ следует, что заказное письмо с уведомлением считается доставленным, если лицо уклоняется от его получения. Не требуется в такой ситуации, чтобы письмо было фактически получено адресатом.
Изменения в Налоговый кодекс, внесенные законом № 248-ФЗ, уменьшили на один рабочий день срок, по истечении которого требование ИФНС, направленное по почте, считается полученным налогоплательщиком. Об этом в ходе конференции «Бухгалтерские новшества 2013-2014: налоги, взносы, расчет пособий, взаимодействие с инспекцией», организованной компанией СКБ Контур, сообщил заместитель начальника отдела Контрольного управления ФНС России Сергей Тараканов. С места события передает корреспондент Клерк.Ру Сергей Васильев.
Как известно, Федеральный закон от 23.07.13 № 248-ФЗ ввел в Налоговый кодекс РФ большое количество поправок. Одна из них касается так называемого «правила шестого дня», по которому исчисляется контрольный срок, по истечении которого почтовая корреспонденция, направленная налоговым органом в адрес налогоплательщика, считается полученной налогоплательщиком.
Напомним, что ИФНС имеет право направлять документы в адрес налогоплательщика тремя способами: лично в руки под расписку, заказным письмом по почте, либо в электронной форме через оператора электронного документооборота. Если налогоплательщик в обязательном порядке сдает отчетность в электронном виде (это относится к организациям и ИП со среднесписочной численностью более 100 человек), то инспекция также обязана направлять документы по телекоммуникационным каналам связи. В отношении остальных налогоплательщиков у инспекторов есть свобода выбора.
Отдельные ситуации в НК оговариваются особо. Например, указано, что в случае проведения выездной проверки инспектор должен по возможности вручать документы лично в руки. И лишь если на проверяемой территории не окажется ни одного представителя налогоплательщика, имеющего право или доверенность на получение требования, оно должно быть отправлено почтой (п.1 ст.93 НК). Другие исключения касаются ситуаций, когда налогоплательщик уклоняется от получения документов (п.5 ст.100 и п.4 ст.101.4 НК).
Новая редакция п.4 ст.31 НК гласит, что «в случаях направления документа налоговым органом по почте заказным письмом датой его получения считается шестой день со дня отправки заказного письма». После наступления этого срока требование автоматически считается полученным, и налоговый орган не должен доказывать факт его получения налогоплательщиком.
«В последние три года действовало правило «по истечении шести дней», - напомнил Сергей Тараканов. - В новой редакции говорится уже о правиле шестого дня. Разница - ровно сутки в меньшую сторону. Исчисление идет со следующего дня после отправки корреспонденции (он считается первым днем), в расчет принимаются только рабочие дни».
Дата получения документов от налоговой юридически значима, поскольку от нее, в свою очередь, отсчитываются сроки исполнения требования, предоставления возражений и жалоб. Положение усугубляется тем, что в соответствии с новыми поправками, налоговая инспекция высылает корреспонденцию исключительно по юридическому адресу организации. Что касается физических лиц (ИП, адвокатов, нотариусов), то они имеют право в соответствующем заявлении указать адрес доставки корреспонденции, который будет отличаться от зарегистрированного в ЕГРН.
Б ывает крайне важно подтвердить факт получения документа, который вы направляете в организацию. Это может быть любой документ, направляемый юридическим или физическим лицом, например, претензия, протокол разногласий, письмо, акт и т.п.
В случае конфликтной ситуации чем важнее отправителю доказать факт получения документа адресатом, тем важнее получателю избежать этого, а еще лучше ввести отправителя в заблуждение (чтобы он считал доказанным факт получения документа и только в суде выяснил, что это не так, таким образом проиграв дело или существенно снизив свои шансы на его выигрыш).
Пример 1
Свернуть Показать
Вот простая ситуация. В 2011 году организация заключила договор на оказание комплекса услуг по созданию газовой инфраструктуры в дачном поселке и по содействию заключению прямого договора дачника (физлица) с ресурсоснабжающей организацией. Срок выполнения - 30.09.2013. Деньги дачник уплатил в 2011 году и, когда стало ясно, что обязательства по договору не выполнены, пожелал вернуть свои деньги. При этом в договоре есть такое условие:
«4.4.2. В случае если Исполнитель не окажет Заказчику Услуги по настоящему Договору в полном объеме в срок, указанный в п. 3.2.3 Договора, Исполнитель по письменному требованию Заказчика обязан в течение 10 (Десяти) банковских дней полностью вернуть стоимость услуг по настоящему Договору, полученную от Заказчика согласно п. 2.1. Договора».
Как видите, согласно условиям заключенного договора в случае просрочки выполнения Исполнителем обязательств для возврата денег Заказчику достаточно направить требование об этом. Получается, что факт получения такого документа автоматически заставляет вернуть деньги . И если Исполнитель этого не хочет, то всячески будет уворачиваться от получения документа.
Теперь покажем, как можно составить требование (именно так документ называется в договоре, по форме он напоминает заявление) и корректную отметку о его получении (она выделена оранжевой заливкой).
Пример 2
Претензия с отметкой о ее получении, которая выделена оранжевой заливкой
Свернуть Показать
Подчеркнем, что в подобной ситуации часто оказываются не только организации (документами которых по роду своей деятельности вы занимаетесь), но и люди, например, когда вносят предоплату за кухонный гарнитур или другие крупные покупки, а потом долго и упорно ждут обещанного. Кстати, в этом случае на стороне покупателей будет выступать еще и закон о защите прав потребителей. Грамотно составленная претензия избавит продавца от желания водить человека за нос и сподвигнет его вернуть деньги сторицей или иным образом урегулировать конфликт. Так что образец претензии для подобных случаев из Примера 2 может пригодиться и вам лично! Чтобы дело сдвинулось с мертвой точки, нужно не только грамотно составить документ, но и добиться подтверждения факта его получения адресатом.
Заключенный договор может предусматривать обязательную процедуру досудебного (претензионного) порядка , без прохождения которой ни одна сторона сделки не сможет обратиться в суд. Такая процедура может содержать обязанность недовольной стороны направить документ, подождать его получения контрагентом и потом еще, например, 30 дней рассмотрения вопроса по существу. И только в случае неполучения ответного документа или несогласия с позицией контрагента, изложенной в нем, можно идти в суд. Вот и стараются сэкономить время на почтовой доставке документа, посылая его «гонцом», который просит «расписаться в получении».
Отметка о получении документа на нем самом
Сначала предлагаем разобраться, какие отметки на документе будут свидетельствовать факт его получения адресатом. А потом расскажем, как стараются увильнуть от этого, и что делать, если вы попали в подобную ситуацию.
Как должно быть?
ГОСТ Р 6.30-2003 рассказывает о реквизите «Отметка о поступлении документа в организацию» (выделен оранжевой заливкой в Примере 1). В процессе регистрации входящего документа данные о нем заносятся в регистрационную форму организации - так он получает входящий номер, который потом и отображается на нем вместе с датой регистрации в нижнем правом углу первого листа или на обороте. В ГОСТе Р 6.30-2003 ничего не сказано о необходимости отображения в этой отметке наименования организации-получателя, зато данные сведения присутствуют в образце отметки в Методических рекомендациях по применению этого ГОСТа.
Фрагмент документа
Свернуть Показать
ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»
3.29. Отметка о поступлении документа в организацию содержит очередной порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты).
Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа.
Практика делового оборота выработала еще один способ «расписаться в получении документа» (см. содержимое оранжевой заливки в Примере 2). Причем он более совершенный, потому что при таком оформлении видно, какое должностное лицо организации-адресата и когда получило документ, наличие личного росчерка не позволит ему потом отпираться.
Можно попросить дополнительно удостоверить подпись печатью (а вдруг поставят?), потом это будет вашей зацепкой в случае попыток отречься от получения документа надлежащим лицом.
Что творят!
Давайте посмотрим, как могут оформить отметку на документе так, чтобы она напоминала желанную вами, но при этом все-таки не доказывала факт получения организацией вашего документа. Вариаций на заданную тему может быть множество. Они не ограничиваются приведенными далее примерами. Поэтому будьте бдительны.
Пример 3
Свернуть Показать
Отметку о поступлении документа в организацию могут оформить «красиво» от руки (без штампа и указания наименования организации):
но при этом не внести документ в свою регистрационную форму (не включить его в информационный массив организации) либо после вашего ухода удалить его. Сейчас ведь мало кто ведет рукописные журналы регистрации, из них вытравить запись было гораздо сложнее, чем удалить «строку» из электронного журнала.
Спасти ситуацию может наличие рядом с данными регистрации входящего документа личного росчерка должностного лица организации-адресата с расшифровкой и указанием должности, включающим наименование организации. При этом нужно понимать, что вам имеют право отказать. Но если организация не собирается потом открещиваться от получения документа, вам могут пойти навстречу. Тогда отметка на вашем экземпляре будет выглядеть так:
В этом случае отметка начинает напоминать показанную в Примере 2 на оранжевом фоне, только дата получения перемещается на первую строку и вместо слова «Получено» стоит входящий номер документа. Благодаря этим трансформациям мы получаем некий гибрид из двух видов отметок.
Если будут упираться, смотреть на вас изумленными глазами и настаивать на том, что ваши пожелания неправильные, то просто предложите оформить 2 корректные отметки: одну - с регистрационным номером и датой, вторую - с подписью должностного лица:
Пример 4
Свернуть Показать
Личный росчерк присутствует в различных реквизитах (в резолюции; в подписи; в надписи, заверяющей копию; в визе, демонстрирующей согласование документа с этим лицом). И только окружающие подпись слова однозначно позволяют толковать, в чем расписался человек. Поэтому если на вашем экземпляре есть только подпись с расшифровкой, да еще без указания должности, то нельзя однозначно сказать, о чем она свидетельствует:
И вам потом придется дополнительно убеждать (например, при рассмотрении дела в суде), что такая отметка доказывает факт получения вашего документа должностным лицом организации-адресата (скорее всего, суд будет оценивать все предъявленные доказательства в совокупности). А дата получения документа при такой отметке вообще не ясна!
Поэтому попросите сразу дописать все необходимые сведения:
Пример 5
Свернуть Показать
С подписью должностного лица организации, которой адресован документ, тоже могут возникнуть сложности:
- если человек сидит в офисе нужной вам фирмы, это не значит, что он числится в ее штате. Распространена ситуация дробления единого бизнеса на несколько юридических лиц. И расписавшийся человек действительно может быть юристом, но совсем не в организации «Василек», которой адресован ваш документ, а например, в ООО «Ромашка». Это позволит потом «Васильку» откреститься от получения документа, ведь его должностные лица документ не получали, а кто расписался в его получении, они «не знают»;
- часто в случае конфликта «гонца» вообще в офис не пускают, забирая документ у входа на охране, и потом выносят его с отметкой, в которой есть подпись, но «гонец» не видел, кто ее поставил.
«Лечить» подобные уловки можно проставлением оттиска печати организации-адресата. Попросите сделать это. Строго говоря, делать это адресат не обязан, но так он сможет развеять ваши сомнения (а потом и сомнения судьи) в факте получения документа надлежащим лицом.
Какой можно сделать вывод? «Комплекс», гарантирующий юридическую силу отметки о получении документа, следующий:
- слово «Получил», «Получено» либо «Документ получил» или иная фраза с аналогичным смыслом;
- личный росчерк должностного лица организации-адресата;
- его расшифровка в виде фамилии и инициалов;
- полное указание должности, включая наименование организации;
- дата получения документа.
Входящий номер и оттиск печати факультативны. Их назначение мы объяснили выше.
Берите с собой несколько экземпляров документа. Один отдадите адресату, на втором попросите оформить отметку о получении. И если с первого раза она не получится в надлежащем виде, то у вас должны быть экземпляры для последующих попыток.
Старайтесь получить максимум. А потом оценивайте, хватит ли вам того, что удалось добыть. Если нет, то лучше признаться себе в этом сразу и организовать еще одну доставку документа, но уже другим способом.
Доставка по «обычной» почте
Если адресат отбился от ваших просьб (не удостоверил факт получения документа нужным вам способом) и успокоился на этом, то отрезвить его может получение того же документа позже в качестве заказного почтового отправления с описью вложений и уведомлением о вручении.
При этом вам важно сохранить все документы, выданные на почте при отправке, и потом дождаться заполненного получателем уведомления о вручении. «Почтовые» документы лучше хранить с вашим экземпляром документа (так потом будет легче понять / вспомнить, что именно вы отправляли).
Отправлять нужно на юридический адрес организации. Его можно посмотреть в документах, которые вы получали или подписывали с этой организацией (договор, письмо, счет на оплату и др.). Если эти документы оформлялись давно, то на всякий случай стоит проверить, не изменился ли адрес организации в ЕГРЮЛ, по которому она обязана получать корреспонденцию. Это можно сделать, например, на сайте Федеральной налоговой службы http://egrul.nalog.ru , организовав поиск по уникальному ОГРН или ИНН организации либо попытаться ее найти по наименованию, известному вам адресу.
Рисунок 1
Доставка по «обычной» почте
Свернуть Показать
Доставка по электронной почте
Если между сторонами заключен договор и документ, который вы пытаетесь доставить, относится к регулируемым им отношениям, а в договоре стороны прописали, что переписка по электронной почте или факсовые сообщения приравниваются к полноценным документам, то вам повезло (см. Пример 6). Направляйте свое письмо по указанному в договоре адресу. Это будет оперативно и эффективно.
В противном случае придется учесть, что электронную переписку суды пока воспринимают неоднозначно: используют только в совокупности с другими доказательствами и не считают электронное письмо как таковое юридически значимым документом.
Свернуть Показать
Елизавета Добренко , юрист
Самая главная характеристика любого доказательства и слабое место электронных документов - это достоверность содержащихся в них данных. По общему правилу помимо подтверждения правдивости сведений документа важна и аутентификация - подтверждение авторства документа. Если же документ электронный, то помимо вышеназванных характеристик необходимо также подтверждение отправителя и получателя.
Еще нужно понимать, что судья рассматривает и оценивает все доказательства по своему внутреннему убеждению, предугадать которое заранее достаточно проблематично. Хотя можно изучить судебную практику по вашему территориальному округу и «прикинуть» свои шансы.
Заметим, что не только судьи, но и все юридическое сообщество придерживается двух точек зрения об электронных доказательствах. Одни принимают переписку с учетом остальных обстоятельств дела. Другие считают, что по письму без электронной подписи невозможно с достаточной достоверностью определить его автора, а для подтверждения отправителя и получателя письма требуются дополнительные усилия. Ведь даже «запароленной» почтой, как в офисе, так и дома, теоретически может воспользоваться другое лицо.
Пример 6
Условия договора, придающие электронной переписке юридическую силу
Свернуть Показать
7.2. Стороны признают юридическую силу за документами, переданными по факсимильной связи и электронной почте.
7.3. Стороны определили, что взаимодействие между ними будет происходить с использованием номеров телефонов (факсов) и адресов электронной почты, поименованных в разделе 10 «Реквизиты и подписи сторон». Стороны принимают на себя обязанность при изменении телефонных номеров, адресов электронной почты и полномочных представителей уведомлять об этом контрагента в течение трех рабочих дней.
Простые письма бросаются в почтовый ящик, где они и ждут своего адресата. С заказными дело обстоит иначе. Чаще всего они несут в себе важную информацию, касающуюся взаимодействия гражданина с различными государственными органами, в том числе судами, налоговыми службами, а также банками, страховыми компаниями. Нередко бывают ситуации, когда адресат не может по каким-то обстоятельствам получить их, и тогда у него возникает вопрос, сколько на почте хранится заказное письмо.
Отличие простых от заказных отправлений
Для отправления простого письма или открытки необходимо купить и наклеить на конверт марку и отнести отправление в специальный почтовый ящик для исходящей почты. И приходит такая корреспонденция адресату тоже через личный почтовый ящик, в который её бросает работник почты.
Заказные же письма отправляются с уведомлением о вручении. Почтальон передаёт их получателям лично. Факт вручения удостоверяется отметкой о получении, удостоверенной личной подписью.
Получить такую корреспонденцию разрешается и доверенному лицу по доверенности.
Заказным отправлениям присваиваются трехзначные номера, по которым можно отслеживать их перемещение либо на сайте Почты России, либо обратившись в почтовое отделение.
Чётко определён лимит заказного письма по весу и размерам: вес не должен превышать ста грамм, габариты не должны быть более предельного размера, составляющего 229Х324 мм.
На конверте обязательно указываются полные адреса получателя и отправителя.
Заказная корреспонденция отправляется строго в отделениях почтовой связи и оплачивается в соответствии с утверждёнными тарифами.
Существует ещё такой тип почтовых отправлений, как ценное письмо с вложением. На документы, составляющие вложение, составляется опись.
Простые письма бросают в ящик адресату, а заказные вручают лично в руки
Порядок получения заказной корреспонденции
Как только заказное письмо попадает на почту, адресату направляется извещение. Если в обозначенный в нём срок получатель не является за конвертом, то по истечении пяти суток он уведомляется повторно - лично и под подпись.
В случае если получатель принял уведомление, о чём свидетельствует его подпись, но за корреспонденцией не явился, то с него взимается плата за нахождение письма на почте сверх установленного лимита. Если и в этом случае адресат не получил его, то оно подлежит хранению в течение месяца.
Срок хранения на почте
Со дня поступления письма хранятся на почте в течение 30 суток. Адресат может продлить срок хранения регистрируемых отправлений (заказные и ценные) на срок до двух месяцев на основании письменного заявления.
Хранение судебных писем
Судебные отправления - это письма и бандероли, которые направляют суды и прокуратуры. Такие отправления содержат постановления, определения, решения судов и повестки.
Конверты таких отправлений проштамповываются и сопровождаются уведомлением о вручении.
Судебные письма получаются лично под подпись. Однако, если отсутствует возможность получения лично, то в случае доставки корреспонденции на дом любой совершеннолетний член семьи получателя правомочен его принять. Это объясняется необходимостью срочного уведомления адресата о решении суда или о его явке на судебное заседание. Поэтому и хранится судебная корреспонденция меньшее количество времени. Ведь вручённое после даты определения суда оно теряет свою актуальность.
Судебные письма хранятся не более семи календарных дней, а после отправляются обратно и подшиваются в дело. При этом отправитель не несёт расходы на повторную отправку.
Обычные отправления можно бросить в ящик почты, а заказные отправляются в отделениях почтовой службы
Истечение сроков хранения
По окончании срока хранения заказные и ценные письма посылают отправителю, который должен оплатить пересылку, и только тогда он сможет забрать свою корреспонденцию. Невостребованная корреспонденция уничтожается после 6 месяцев хранения.
Если вдруг адресат не смог в установленный срок получить заказное письмо, то необходимо обратится по месту его отправления в обозначенные полгода.
Заказные письма редко теряются и чаще всего находят своих получателей.
Сколько времени будут вас ждать простые открытки и письма: они не возвращаются отправителю и утилизируются по истечении 6 месяцев.
Нормативными документами предусмотрен порядок продления хранения на основании заявления получателя.
Нормативная база работы почты
Это, прежде всего, Гражданский кодекс РФ, Федеральные Законы: «О почтовой связи» и «О защите прав потребителей», а также собственная нормативная база Почты России.
При возникновении спорных ситуаций и видимых нарушений со стороны сотрудников почтовой службы надо помнить, что внутренняя нормативная база не должна противоречить требованиям ГК РФ и федеральных законов. И, соответственно, отсылка к нормам, прописанным во внутренних правилах, нарушающих права граждан и требования законодательства, неправомерна.
Полезно также знать и правила хранения на почте и получения и , но это уже другой разговор.
Что будет, если не получить судебное письмо. Видео
Коллеги, как известно, федеральный закон № 100 обогатил первую часть ГК важной статьёй, содержащей правила о юридически значимых сообщения - ст. 165.1.
Пункт 1 указанной статьи содержит две нормы:
«Заявления, уведомления, извещения, требования или иные юридически значимые сообщения, с которыми закон или сделка связывает гражданско-правовые последствия для другого лица, влекут для этого лица такие последствия с момента доставки соответствующего сообщения ему или его представителю.
Сообщение считается доставленным и в тех случаях, если оно поступило лицу, которому оно направлено (адресату), но по обстоятельствам, зависящим от него, не было ему вручено или адресат не ознакомился с ним».
Здесь возникает очень интересный вопрос, в какой именно момент юридически значимое сообщение считается доставленным получателю, если оно не было получено им по зависящим от него причинам, например, при возврате почтового отправления в связи с истечением срока хранения:
С момента доставки получателю первого уведомления о необходимости явиться на почту и забрать отправление, содержащее юридически значимое сообщение;
С момента истечения срока хранения отправления, содержащего юридически значимое отправление.
Ответ на данный вопрос имеет важное прикладное значение для определения момента начала течения исковой давности, расторжения договора и тд.
При этом применение второго подхода к определению момента доставки продлевает срок на 30 дней.
В практике АС Московского округа я нашёл пример первого подхода к разрешению проблемы(Постановление Арбитражного суда Московского округа от 20.07.2016 N Ф05-7878/2016 по делу N А40-52891/2014). Обстоятельства дела таковы.
Акционер суд с иском о возмещении убытков, причиненных в связи с ненадлежащим определением цены выкупаемых ценных бумаг.
В силу абз. 5 п. 4 ст. 84.8 ФЗ «Об АО» указанный иск может быть предъявлен в течение шести месяцев со дня, когда такой владелец ценных бумаг узнал о списании с его лицевого счета (счета депо) выкупаемых ценных бумаг.
Суды установили, что 05.09.2013 года нотариус направила уведомление о поступлении денежных средств в адрес акционера о списании с его лицевого счета выкупаемых ценных бумаг.
Уведомление нотариуса доставлено по указанному адресу 07.09.2013, однако было возвращено отправителю в связи с истечением срока хранения.
Применив первый подход, суды пришли к выводу, что срок исковой давности истек 07.03.2014 года. При этом иск был предъявлен 08.04.2014 года. В связи с этим в иске было отказано на основании пропуска истцом срока исковой давности.
Таким образом, в случае, если бы истец подал исковое заявление на день раньше, то дело могло быть решено иначе (при применении судами иного подхода к толкованию норм права).
Пример второго подхода продемонстрирован в Постановлении Девятнадцатого арбитражного апелляционного суда от 05.09.2016 N 19АП-4494/2016 по делу N А14-2016/2016:
«Суд первой инстанции пришел к правильному выводу о том, что срок исковой давности в рассматриваемом случае следует исчислять с даты возвращения нотариусу нотариального округа городского округа город Воронеж Воронежской области обратно соответствующего извещения N 1473 от 02.12.2012 г. - с 05.01.2013 г.».
Коллеги, у кого-то есть практика по данному вопросу? Какие будут соображения в пользу первого или второго подхода? Или, может, кто-то ещё какие-то подходы предложит?